Je implementeert LucaNet sneller dan je verwacht

Case study Peinemann Mobilift Groep

De Peinemann Mobilift Groep (of in de volksmond “Peinemann”) werd in 1954 opgericht in Rotterdam door familie Peinemann, die ooit begon met het verhuren van heftrucks en personeel in de Rotterdamse haven. In de loop der jaren is het bedrijf uitgegroeid tot een one-stop-shop met een uitgebreide verhuurvloot en diverse aanvullende diensten. Inmiddels werken er wereldwijd circa 750 mensen bij de onderneming, die alsmaar blijft groeien en professionaliseren. Om de financiële processen ook te professionaliseren werkt Peinemann sinds begin 2019 met LucaNet.

De implementatietijd was zelfs korter dan gepland. Dat maak je niet vaak mee, daarin is LucaNet echt de positieve uitzondering op de regel.

Arnold Mes
Group Controller

Peinemann gebruikt de LucaNet-software voor:

  • Ondersteuning kwartaal- en maandconsolidatie

Branche:

Service en ondersteuning

Kernactiviteiten:

Logistiek

Hoofdkantoor:

Hoogvliet (Nederland)

Werknemers:

750

Website:

https://www.peinemann.nl

De uitdaging

Keuze voor LucaNet

Arnold Mes, sinds november 2018 Group Controller bij Peinemann, vertelt dat de uitdagingen op het gebied van financiële rapportage ontstonden door de groei van het bedrijf. Mes: “Op een gegeven moment zijn onze Nederlandse tak en internationale tak samengevoegd onder één holding. Daarnaast werd de groep uitgebreid door diverse overnames of nieuwe bedrijfsonderdelen. Je zag dat iedereen binnen die holding zijn eigen manier van rapporteren had, met diverse formats en verschillen in kwaliteit en doorlooptijd. Er werd per kwartaal gerapporteerd en de één had daar 3 weken voor nodig en de ander 3 maanden. Dat moesten we meer gaan stroomlijnen en daarnaast wilden we van kwartaal- naar maandcijfers.”

De consolidatie gebeurde bij Peinemann voorheen in Excel. Naarmate het bedrijf groter werd, bleek dat steeds foutgevoeliger. Mes: “Dat werd een te grote uitdaging, zeker als je dat ook nog eens 12 keer per jaar moet doen. Daarom werd gezocht naar een consolidatie- en rapportagepakket. Voordat ik binnenkwam bij Peinemann, hadden alle gesprekken met potentiële leveranciers al plaatsgevonden en was de keuze voor LucaNet al gemaakt.

De oplossing

Een success story

“Ik heb de nieuwe offerte en de website van LucaNet bekeken en dat zag er goed uit. Daarna kon ik direct snel schakelen met LucaNet en het proces in gang zetten, omdat we vanaf 1 januari 2019 van start wilden met de nieuwe maandcijfers. Het werd echt een success story, dat kunnen we wel zeggen. Dat geldt voor zowel het implementatietraject als de software zelf, daar zijn we heel blij mee. We hadden ook een goede aan onze consultant. Zijn vader werkte toevallig ook op een kraan, dus hij kende onze business. En ik was zelf net nieuw, dus kon met een redelijk lege agenda volop dit traject ingaan en het nodige huiswerk doen om LucaNet goed in te richten in samenwerking met de consultant. Hij was ook goed in staat om van de standaard af te wijken als dat voor onze business nodig was, daar was hij heel creatief in. Wij kwamen er trouwens pas later achter dat hij maar 25 jaar oud was. Dat hadden wij niet gedacht, hij kwam heel erg senior over.”

Wat LucaNet heeft opgeleverd bij Peinemann

Consolideren: efficiënt, nauwkeurig, inzichtelijk

“Het consolideren gaat nu heel efficiënt en is weinig foutgevoelig. De software controleert ook veel automatisch, maar dit kun je achter de schermen goed volgen. Dat is heel transparant inzichtelijk gemaakt, omdat je kunt doorklikken op de boekingen om te bekijken waar de cijfers precies vandaan komen.”

Rapporteren: sneller en efficiënter

“De rapportages aan onze aandeelhouders en het management doen we wel in Excel, maar die worden nu automatisch met één druk op de knop gevoed vanuit LucaNet. Uniform en standaard in één format. We rapporteren nu 12 keer per jaar, in plaats van 4 keer, en met LucaNet verloopt dat veel sneller en efficiënter. Die rapportages gaan overigens niet alleen over de financiële cijfers, maar ook over ziekteverzuim, verloop en investeringen. Daarnaast gebruiken we LucaNet voor rapportages aan de bank met betrekking tot onze financieringen.”

Vreemde valuta automatisch omgerekend

“We hebben rapportages over meerdere landen en meerdere administraties. De ingevoerde cijfers en koersen worden door LucaNet automatisch omgerekend in euro’s, waarin wij aan de directie rapporteren. Dat kan in Excel ook wel, maar het gaat in LucaNet efficiënter.”

Beter vergelijkingen maken

“Als we voorheen het huidige jaar bijvoorbeeld wilden vergelijken met 3 jaar geleden, dan moesten we de andere Excel-bestanden erbij pakken en naast elkaar houden. Nu kunnen we in LucaNet meerdere jaren in één scherm naast elkaar oproepen en veel beter vergelijken, met helder inzicht in het verloop tussen die jaren.”

LucaNet: professioneel, kundig en sneller dan verwacht

Hoe ziet Mes LucaNet als partner? “Het is een professionele partij met veel ervaring en kundige mensen die goed en creatief met je meedenken. Als je een vraag hebt aan de helpdesk word je ook snel verder geholpen door een medewerker, zonder dat je allerlei tickets aan moet maken. De implementatietijd is ook nog een positief punt. In de offerte waren 12 implementatiedagen aangegeven. Wij hebben gevraagd of dat misschien nog wat sneller kon en dat werd aangepast naar 10. Maar het zijn er uiteindelijk maar 8,5 geworden! Dat maak je niet vaak mee, daarin is LucaNet echt de positieve uitzondering op de regel.”

In de planning: koppelingen

“Er moet nog een koppeling komen met ons ERP-pakket Allsolutions. LucaNet heeft heel veel koppelingen standaard, maar deze nog niet, dus daar wordt nog aan gewerkt. We willen dan met die koppeling ook realiseren dat we op kosten door kunnen klikken en facturen in PDF op kunnen roepen. Dat kan ons dan nog meer inzicht geven. In de toekomst willen we dit misschien nog uitbreiden met koppelingen met andere pakketten waar we mee werken. Maar voor nu dient LucaNet het doel dat we daarmee voor ogen hadden en daar zijn we zeer tevreden over.”

 

Hoe Peinemann van de LucaNet-software profiteert:

  • Efficiënte, betrouwbare consolidaties en maandrapportages
  • Gemakkelijk werken met vreemde valuta’s
  • Overzicht en inzicht in (financiële) cijfers

Verdere referenties van de sector Service en ondersteuning