Wat heb je nodig om een goed budget op te stellen?

We zien dat voor controllers de budgetcyclus een uitdagende Excel exercitie is. Middels uitvraagformulieren wordt input opgevraagd. Die input wordt verzameld in een groot Excel bestand waarbij allerlei berekeningen worden gemaakt om vervolgens te kunnen rapporteren. Dit alles zou in principe gedocumenteerd moeten zijn in werkbeschrijvingen, maar dat gebeurt in de praktijk vaak niet.

Het gebruik van Excel betekent dat de controllers vaak heel veel kostbare tijd kwijt zijn aan het verzamelen van hun gegevens en het opstellen van hun begrotingen. Wat je wilt is een hulpmiddel dat ervoor zorgt dat je tijdens je begrotingscyclus je energie kunt steken in de zaken die er echt toe doen. Je wilt strategische vragen beantwoorden die jouw bedrijf echt verder helpen. Welke eigenschappen heeft een tool waarmee jij snel en eenvoudig een gedegen budget op kunt stellen?

Eenvoudig informatie verzamelen

Daarnaast wil je een tool waarmee je eenvoudig informatie kunt opvragen binnen je organisatie. Je wilt bijvoorbeeld aan je salesmanagers vragen welke projecten ze verwachten met bijbehorende omzetten, zonder dat je daarvoor hemel en aarde hoeft te bewegen. Je wilt een centrale tool waarin iedereen makkelijk die informatie in kan dienen en waarbij je het overzicht hebt van de status van aanlevering.

Gemakkelijk berekenen en extrapoleren

Je wilt een tool waarmee je gemakkelijk vanuit je actuals kunt extrapoleren, indexeren, P*Q-berekeningen kan maken op basis van non-financiële gegevens, en dit continu laat vertalen richting je winst-en-verliesrekening, balans en kasstroomoverzicht. Een tool waarin je eenvoudig kunt zien wat er vanuit je berekening komt en wat je daar zelf handmatig aan hebt toegevoegd, bijvoorbeeld omdat je bepaalde doelstellingen hebt gekregen van het management.

Moeiteloos scenario’s maken en flexibiliteit

Je wilt ook moeiteloos scenario’s kunnen maken. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de inflatie 10% wordt? Of wat gebeurt er als je twee grootste klanten wegvallen? Wat heeft dit voor effect op je begroting en liquiditeitsprognose? Wat gebeurt er als je een overname doet? Wat zijn dan de best-case en worst-case scenario’s. Je moet daarin heel erg flexibel kunnen zijn, want je weet nooit wat voor scenario’s je nodig hebt. Je wil moeiteloos een nieuw scenario kunnen genereren. Zo had niemand er met zijn budget voor 2020 rekening mee gehouden dat er door COVID een epidemie en diverse lockdowns zou komen…

Flexibiliteit is een noodzakelijke eigenschap van een begrotingstool. Want je begrotingsproces verandert nu eenmaal eens in de zoveel tijd op basis van nieuwe inzichten.

Berekening kasstroom

Het gaat niet alleen om het opstellen van een exploitatiebegroting, maar ook de balans met bijbehorende investeringen en leningen zijn van belang om mee te nemen. Op basis van die gegevens wil je dat er weer een kasstroom uit komt rollen. Om dit te realiseren heb je de ondersteuning van een geïntegreerde tool nodig. Middels LucaNet is het opstellen van een begroting reproduceerbaar, eenvoudig door te zetten naar een forecast of latest estimate en uiteindelijk naar de volgende (jaar)begroting.

Samengevat zoek je een tool die het volgende biedt:

• Procesdocumentatie
• Ondersteuning van je workflow: eenvoudig informatie verzamelen en delen
• Ondersteuning van berekeningen/extrapolatie
• Traceerbaarheid gegevens: waar komen de gegevens vandaan, wat heb je handmatig toegevoegd
• Scenario’s op basis van je gegevens
• Koppeling W&V, balans en kasstroom
• Ondersteuning investeringen
• Flexibiliteit: zelf aan de knoppen zitten om het proces te kunnen veranderen

Meer weten over het opstellen van een goede begroting voor jouw organisatie?
 

Neem dan contact op met ons op